Unidad de Monitoreo y Mejoramiento de la Gestión

Objetivo:
Aportar al desarrollo de las tareas de la División de Desarrollo Regional a través de la coordinación del equipo para el seguimiento, análisis y reporte oportuno de datos, producción de información y diseño de dispositivos; que permitan identificar los avances y dificultades en la implementación de las funciones de las unidades, informar a jefes de departamentos y apoyar la toma de decisiones de la jefatura de división, para una mejora continua en la gestión.

Funciones:

  • Diseñar y desarrollar estrategias y herramientas de registro que permitan el seguimiento de metas y compromisos relevantes de las unidades del departamento.
  • Velar por el cumplimiento interno de las metas generando los Reportes periódicos para su seguimiento y prestando apoyo a las unidades en su propia actuación de seguimiento y monitoreo.
  • Diseñar y gestionar un Sistema de Registro y Monitoreo (SRM) de tal manera que permita el seguimiento del desarrollo, metas e indicadores relevantes del departamento.
  • Revisión de propuesta y opinión técnica para la elaboración de Decreto Exento que aprueba Programa Marco PMG del año que corresponda, lo que incluye reuniones de coordinación con Secretaría Técnica DIPRES. 28
  • Elaboración de Plan de Asistencia técnica y actividades de capacitación para los Servicios Públicos comprometidos con el Indicador (reuniones bilaterales, Videoconferencia, correo electrónico, telefónica) a los servicios, lo que incluye:
  1.       Elaboración documentos técnicos Requisitos, Guías, Presentaciones y Comunicaciones.
  2.       Preparación y convocatorias para jornadas de asistencia técnica.
  3.       Elaboración de Planillas estadísticas con información de los SS.PP.
  4.       Seguimiento en planilla Online compartida de los hitos de PMG.
  5.       Recepción de los informes de Formulación de compromisos de cada uno de los SS.PP. que comprometen el indicador de descentralización de avance, lo que incluye revisión, observación y retroalimentación.
  6.       Revisión de los informes de avance (3 informes anuales) con la respectiva retroalimentación a cada SS.PP.
  7.       Proceso de Validación que incluye:

a) Reuniones de Coordinación con Secretaría Técnica DIPRES.

b) Revisión del informe final de cada SS.PP. (59 para el año 2018).

c) Revisión de los Medios de Verificación comprometidos por los SS.PP. para cada iniciativa implementada (que alcanza un promedio de entre 5-80 por cada SS.PP.)

d) Capacitación a Consultora Externa seleccionada en proceso de licitación y que se encarga del Proceso de Validación de las iniciativas presentadas por los servicios públicos que comprometen el indicador (año t).

e) Validación en la plataforma DIPRES.

f) Validación en plataforma PMG Descentralización.