Oficina de Partes

Objetivo:

Llevar el registro y derivaciones de toda la documentación toda documentación que ingresa y despacha esta Subsecretaría, en formato papel o electrónico (vía SGDOC).

Funciones:

1. Ingresar al Sistema de Gestión Documental (SGDOC) toda la documentación recibida por la Subsecretaría.
2. Despachar todos los actos administrativos y oficios generados por esta Subsecretaría, según corresponda en su distribución.
3. Administrar y gestionar las plataformas de comunicación oficial dispuestas para ello, según Ley N°21.180 de Transformación Digital del Estado.
4. Registro y despacho de Boletas de Garantía y Boletas de Fiel cumplimiento.
5. Administración y gestión del Portal de Atención Ciudadana y el Portal de Transparencia Proactiva.
6. Registrar mensualmente todos los reclamos recibidos en Portal de Atención Ciudadana, para dar cumplimiento a PMG Reclamos Respondidos.
7. Gestión y monitoreo de despachos realizados a través de Correos de Chile.
8. Mantener el archivo de la documentación oficial clasificado y velar por su correcta conservación y utilización junto con coordinar y ejecutar las transferencias documentales al Archivo Nacional (DFL N°5.200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública)
9. Gestionar el sistema de archivo institucional.
10. Capacitar al personal de la Subsecretaría respecto de los procedimientos de archivo.
11. Servir de contraparte técnica en los contratos que la Subsecretaría mantenga con empresas de almacenaje de archivos y servicio de courier para despacho y retiro de correspondencia y encomiendas a nivel nacional.
12. Procesar solicitudes de acceso al archivo externo por parte de la Subsecretaría.